6 Passos Para Delegar e Se Comunicar Com Eficácia

Delegar tarefas não é simples e não delegar é ainda mais complicado.

O maior desafio para muitas pessoas é a forma como o outro executa a tarefa delegada e os problemas que isso acarreta no processo.

Vemos cada dia mais pessoas acumulando tarefas e funções e não conseguindo dedicar o tempo que precisam à analise de projetos, estratégia de crescimento, vida pessoal e auto cuidado.

Esses dias atendendo uma cliente super profissional, líder e em pleno crescimento dentro da corporação em que trabalha, escutei a seguinte frase:

“ Eu me decepciono com as pessoas, fico sobrecarregada sim, isso me atrapalha sim, mas sempre que delego uma tarefa importante, algo sai errado, as pessoas não possuem níveis de comprometimento adequados e não correspondem ao que é solicitado.”

Lhe perguntei:

­- Entendo! Como você imagina que esse possível problema pode te atrapalhar em seu crescimento dentro da empresa?

­- Não consigo focar nas ações estratégicas que minha função pede e assim meu trabalho perde visibilidade.

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­- Sim, ou seja, se continuar fazendo todas as tarefas operacionais e possíveis de delegar você estará auto boicotando o seu crescimento, é isso? ­Sim! E eu já sei disso, mas e o que eu faço? Me perguntou ela.

(Logo falaremos sobre isso. continue lendo.)

Em outro atendimento, uma mulher porreta de guerreira, empreendedora criativa, do lar, mãe de 2 meninas e 1 menino, me disse:

­- Não sei mais o que fazer, minha casa está de pernas para o ar, meu negócio bombando e meus filhos meio que negligenciados, meu marido sem cuidado e eu pareço uma louca, sempre de cabelos desalinhados e unhas para fazer, isso está acabando comigo e com minha produtividade.

­- Entendo! Esse comportamento te apoia no caminhar em direção ao seu principal objetivo? (crescer e desenvolver a empresa em x% e melhorar a qualidade de vida)

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­- Não, muito pelo contrário. E o que eu faço? Me perguntou ela.

Um dos maiores problemas dentro de empresas e familías é a falta de comunicação, delegar também é um problema para muitos, porém não é o delegar em si e sim a forma como se delega, e foi exatamente isso que trabalhamos nesses dois casos citados acima.

Não Comunicar a tarefa de forma eficaz, gera erros e frustrações, e consequentemente, resistência para futuros processos.

Delegar requer comunicação assertiva e desapego à crenças que impedem nosso crescimento.

Quando você não percebe os ganhos que têm ao delegar se comunicando corretamente – não importa se você é uma grande executiva, uma mãe ou uma empreendedora – você não está criando segurança no trabalho, na equipe, na família, no seu negócio.

Você está criando prisão para você e todos que estão contigo.

De acordo com Donna M. Genett ­- Coaching e Consultora de Desenvolvimento Organizacional e autora do livro O Poder de Delegar ­- temos vários benefícios ao delegar com eficácia, são eles:

● Ter mais tempo e assim ser mais produtivo.

● Focar no que é mais importante.

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● Permitir e ajudar nossa família e/ou colaboradores a crescerem em capacidade e confiança.

● Desenvolver e treinar nosso pessoal/família de forma mais assertiva.

● Criar mais oportunidades de reconhecimento.

● Obter resultados positivos.

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● Mais qualidade de vida e equilíbrio emocional.

Para Donna, saber delegar, assim como acatar tarefas é questão de prática e a primeira atribuição que ela sugere é ler as dicas e se permitir tentar praticar. Veja abaixo as dicas de Donna sobre como delegar tarefas e se comunicar de forma assertiva em sua vida pessoal e profissional:

6 passos para delegar com eficácia:

1­. Prepare-­se previamente ­ Entenda o que você precisa, como, quando e a quem deverá atribuir tal tarefa.

2. ­Defina claramente a tarefa a ser realizada. Seja específico. Peça a pessoa a quem está delegando para repetir as informações para você, a fim de assegurar que ela compreendeu tudo.

3. ­Estabeleça claramente o prazo de execução da tarefa.

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4. ­Defina o grau de autonomia que deve ser atribuído a quem realizará a tarefa, seguindo os três níveis a seguir:

● Autonomia para RECOMENDAR
● Autonomia para INFORMAR sobre a ação e colocá-­la em prática
● Autonomia para AGIR.

5. ­Determine pontos de verificação quando for se reunir com as pessoas a quem as tarefas foram delegadas, para acompanhar o progresso do trabalho, e se preciso, oferecer orientação ao colaborador. Planeje-­os inicialmente com frequência e torne-­os mais espacejados ao notar que a tarefa está sendo executada sem problemas.

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6. ­Faça com o colaborador/família uma recapitulação completa do trabalho para discutir o que transcorreu bem, o que pode ser aprimorado e o que foi aprendido.

A PNL diz que “mapa não é território” para exemplificar à forma como o ser humano interage com a realidade na qual ele se encontra.

Essa expressão representa o fato de que não temos acesso direto à realidade em si, mas sim às percepções da realidade em que vivemos.

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Enquanto a realidade é representada pelo “território” a nossa percepção da realidade é o “mapa mental” que construímos para descrever o território em que vivemos.

E é por isso que duas pessoas dificilmente constroem a mesma opinião diante de um fato. Não costumamos considerar o fato em si, e sim a nossa percepção diante desse fato.

O que eu quero dizer com isso?

Entre o falar e o ser compreendido há uma distância muito grande, que precisa ser verificada, corrigida e aperfeiçoada. Afinal, onde falta comunicação, sobra espaço para a imaginação; e esta, infelizmente, nem sempre será empreendida de forma construtiva e positiva.

Se você se sente sobrecarregada e percebe que as suas ações não te apoiam a caminhar na direção dos seus objetivos, pare e se permita mudar, aceite e reflexão sobre a importância de delegar e se comunicar com eficácia e abra espaço para o crescimento e desenvolvimento da sua empresa, do seu negócio, da sua família e SEU.

Você Pode e Merece!